ไม่กี่ปีมานี้ทางอิเล็กทรอนิกส์การไหลเวียนของเอกสารถูกพูดถึงว่าเป็นอนาคตที่สดใส วันนี้พวกเขามีอยู่แล้วใช้งานในภาคเอกชนและรัฐวิสาหกิจ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือความต้องการที่เติบโตอย่างต่อเนื่องใน SED ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไรและทำงานอย่างไรให้พิจารณาตัวอย่างของระบบที่ดำเนินการในสหพันธรัฐรัสเซีย

เครดิตฟรี

ข้อกำหนดเบื้องต้น
เพื่อให้เข้าใจถึงการทำงานของโปรแกรม EDS ได้ดีขึ้นจำเป็นต้องพิจารณาแนวคิดพื้นฐานและภารกิจต่างๆ ปัจจัยสำคัญคือปัจจัยที่กำหนดทางเลือกของระบบใดระบบหนึ่ง

หากองค์กรสามารถทำงานได้ในสภาพการณ์การจัดการไม่เป็นทางการก็ไม่จำเป็นต้องมีการไหลเวียนเอกสาร กับการถือกำเนิดของกระบวนการทางธุรกิจมีความจำเป็นต้องจัดการกลไกผ่านเอกสารที่มีระเบียบเรียบร้อย หากคุณไม่ได้จัดการกับหลักทรัพย์ในเวลาที่เหมาะสมพวกเขาจะเริ่มสะสมและหลงทาง

สล็อต

ผลกระทบทางเศรษฐกิจ
ประสิทธิภาพสามารถเพิ่มได้สองวิธี: ลดต้นทุนหรือเพิ่มผล เอกสารของ ERMS สามารถบรรลุเป้าหมายได้สองเป้าหมายพร้อมกัน นั่นคือการแนะนำระบบช่วยให้องค์กรสามารถใช้จ่ายน้อยลง แต่เพื่อหารายได้มากขึ้น

การลดต้นทุนจะดำเนินการโดยการลดต้นทุนด้านกระดาษเวลาที่ไม่ก่อให้เกิดผลเร่งการแลกเปลี่ยนข้อมูลเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร

สล็อตออนไลน์

เพื่อประเมินประสิทธิผลของให้ SED โปรแกรมคุณต้องคำนวณต้นทุนของเวลาทำงานในการจัดทำเอกสารกระดาษ ตามประมาณการของ บริษัท ให้คำปรึกษาการดำเนินงานดังกล่าวใช้เวลา 20% ของเวลาทำงาน ในระบบของระบบราชการของรัสเซียเรื่องนี้ใช้เวลามากขึ้น – 60% ของเวลา การดำเนินงานของ ERMS จะลดต้นทุนเหล่านี้อย่างน้อย 10 ครั้ง

งานสำนักงานและการไหลเวียนเอกสาร
คำศัพท์ทั้งสองนี้มีความสัมพันธ์กัน งานสำนักงาน – เป็นคำ denoting ชุดอย่างเป็นทางการของกฎสำหรับการทำงานกับเอกสาร ระบบ ERMS บางระบบสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับงานออฟฟิศ แต่ยังมีระบบที่ทำงานอยู่ในสำนักงาน

เอกสารเป็นหน่วยเก็บข้อมูลในSED การไหลเวียนของเอกสารเกิดขึ้นจากแหล่งต่างๆ: ระบบอื่น ๆ แอพพลิเคชั่นอีเมล แต่ก่อนอื่นจากผู้ให้บริการกระดาษที่สแกน ดังนั้นเครื่องสแกนเนอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ จึงเป็นส่วนสำคัญของ SED ระบบจัดเก็บเอกสารทั้งหมดรักษาประวัติการทำงานไว้ให้การเคลื่อนไหวขององค์กรและดำเนินกระบวนการทางธุรกิจกับพวกเขา

jumboslot

หน้าที่และภารกิจของ SED
โปรแกรมเวิร์กโฟลว์ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว:

การจัดระบบงานกับเอกสาร
การสร้างเอกสารตามแม่แบบการลงทะเบียนการจัดเก็บ
ระบบบัญชีอัตโนมัติ
การจัดประเภทเอกสาร
ลองพิจารณารายละเอียดการทำงานของ ERMS โปรแกรมเวิร์กโฟลว์ใช้สำหรับ:

การสร้างบัตร
ข้อความของเอกสาร
การบันทึกข้อมูลในรูปแบบ PDF หรือ MS Word;
การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้
การสร้างเส้นทาง
การควบคุมการเคลื่อนย้ายเอกสาร
การกระจายการแจ้งเตือนการแจ้งเตือน;
การบำรุงรักษาวารสารหนังสืออ้างอิงผู้จำแนกประเภท
การจัดทำคำแนะนำ
ค้นหาและลงนามในเอกสาร
การจัดทำรายงาน

jumboslot

ฟังก์ชั่นทั้งระบบ ได้แก่ :

งานระยะไกลกับเอกสาร;
การใช้ DBMS เพื่อจัดเก็บข้อมูล
ทำงานพร้อมกันกับ SED;
ความปลอดภัยผ่านใบรับรองบาร์โค้ดและส่วนบุคคล

ข้อดีและข้อเสีย
การเปลี่ยนไปใช้ EDS มีข้อดีมากกว่าข้อบกพร่อง อย่างไรก็ตามโครงการจัดไม่ถูกต้องสามารถทำลายข้อดีทั้งหมดของระบบอัตโนมัติได้ วัตถุประสงค์ของการใช้ ERMS ควรทำได้ ข้อดี ได้แก่ :

การจัดเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้างแบบรวมศูนย์
วิธีการเดียวกันกับการก่อตัวและการประมวลผลเอกสาร
การใช้แม่แบบ
ค้นหา;
ตรวจสอบการเข้าถึง
ข้อบกพร่องรวมถึงค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่สูงและการทำงานอย่างพิถีพิถันในการฝึกอบรมผู้ใช้

กระบวนการประมวลผลเอกสาร
ใน EDS การไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะผ่านไปจำนวนของขั้นตอนในระหว่างที่เอกสารมีการกำหนดคุณสมบัติบางอย่าง การประมวลผลดำเนินการด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติ ในกรณีที่สองคุณระบุ:

เงื่อนไขของการเปลี่ยนระหว่างขั้นตอน
การแยกเส้นทาง;
รอบการประมวลผล
เริ่ม subprocesses, ตัวจับเวลา, ขั้นตอนการประมวลผล;
กำหนดบทบาทผู้ใช้
ประเภทของการรักษา:

สร้างเอกสาร
การตัดต่อ
การเปลี่ยนชื่อ
การย้าย
ประหยัด
การจัดทำดัชนี
ลบ

ค่าใช้จ่ายสำหรับ EDS
การไหลเวียนเอกสารไม่สมบูรณ์ทำงานโดยไม่มีใบอนุญาตเซิร์ฟเวอร์การปรับแต่งและการฝึกอบรมผู้ใช้ทั้งหมด แต่ละองค์ประกอบเหล่านี้ต้องการเงินเป็นจำนวนมาก นอกจากนี้เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับการผสานรวม SED กับระบบอื่น ๆ การอัพเดตฐานข้อมูลและซอฟต์แวร์ให้คำปรึกษาด้านเทคนิคและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ

การแนะนำ SED
การดำเนินงานของโครงการอาจใช้เวลาหลายเดือน ขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนกระบวนการเอกสารและโอกาสด้านการเงินการจัดองค์กรและทรัพยากร การดำเนินการจะดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

การสร้างกลุ่มทำงานคำจำกัดความของผู้นำ
ความหมายของเป้าหมายและวัตถุประสงค์
ตรวจสอบกระบวนการเอกสารที่มีอยู่
การพัฒนาข้อกำหนดทางเทคนิค
เลือก SED;
ข้อสรุปของสัญญาสำหรับการดำเนินงานของ EDS;
การพัฒนาและการอนุมัติระเบียบปฏิบัติงาน
ตรวจสอบการเติมครั้งแรกของไดเรกทอรี
การทดสอบ EDS เบื้องต้น
การฝึกอบรมพนักงาน
การทดสอบการใช้ SED;
การวิเคราะห์ผลการทดสอบ
การแก้ไขข้อผิดพลาด
การใช้ SED อย่างเต็มรูปแบบ

ข้อผิดพลาดในการใช้งาน
ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับกระบวนการเหล่านี้ผู้ที่ต้องการเอกสารกระดาษ ข้อผิดพลาดหลักคือการทำซ้ำเอกสารกระดาษด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้งานนี้ยุ่งยากและทำให้เกิดทัศนคติเชิงลบต่อระบบอัตโนมัติ ไม่มีใครจ่ายสำหรับการทำงานสองครั้ง มีความจำเป็นต้องสร้างกระบวนการอัตโนมัติโดยไม่ซ้ำซ้อน ข้อผิดพลาดที่สองคือการไม่ได้เตรียมตัวไว้สำหรับพนักงาน บ่อยกว่าไม่กระบวนการใหม่จะถูกมองว่าเป็นศัตรู ดังนั้นจึงมีความจำเป็นต้องอธิบายให้พนักงานทราบว่าทำไม EDS จึงมีการใช้งานทั้งหมดเพื่อให้พวกเขาเข้าหากระบวนการเรียนรู้อย่างมีสติ

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDS)

Post navigation